Het Regionaal Archief Zuid-Utrecht krijgt geregeld van individuele onderzoekers en vrijwilligers digitale bestanden met regesten, transcripties en andersoortige bewerkingen van archiefbronnen, nadere toegangen dus op archiefbronnen.
Gaat het hierbij om bestanden die betrekking hebben op de eigen collectie van het RAZU, dan worden ze door ons steeds als nadere toegang aan het betreffende archief of de collectie (met eigen beheersnummer) en het van een inventarisnummer voorziene stuk daarbinnen gekoppeld.
Daarnaast krijgen we echter ook nadere toegangen op onderdelen van collecties van andere archiefdiensten, zoals Het Utrechts Archief, die tóch van belang zijn voor het RAZU omdat ze bijvoorbeeld het werkgebied betreffen.
Deze digitale bestanden, die dus geheel of grotendeels betrekking hebben op archivalia elders aanwezig, zijn in deze, in december 2016 nieuw gevormde en uitsluitend digitaal bestaande, collectie opgenomen.
In de toegang is steeds duidelijk aangegeven bij welke archiefdienst en in welk archief en inventarisnummer de informatie zich bevindt.