Overheidsarchieven in een archiefbewaarplaats zijn meestal geheel openbaar. De Archiefwet 1995 biedt in artikel 15 de mogelijkheid om de openbaarheid te beperken tot maximaal 75 jaar.
Als aan een inventarisnummer in de toegang een beperking op de openbaarheid op grond van de Archiefwet 1995 is toegekend, dan staat bij de beschrijving het jaartal vermeld waarin de beperking wordt opgeheven.
Naast een beperking op grond van de Archiefwet 1995 kan ook een beperking op de openbaarheid van toepassing zijn op grond van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), die sinds 25 mei 2018 van kracht is. Deze privacywetgeving is van toepassing op nog in leven zijnde natuurlijke personen. In de praktijk wordt een openbaarheidstermijn van 100 jaar gehanteerd.

Bij het aanvragen van stukken moeten worden opgegeven:
- de naam en het beheersnummer van het archief tussen ronde haken
- de of het inventarisnummer(s) van de stukken. Dit inventarisnummer staat steeds vooraan de beschrijving (links op de bladzijde).
Bijvoorbeeld:
- Gemeentebestuur Bunnik, 1964-1994 (220)
- 336, 602 en 1087.

Enkele naderhand opgedoken dossiers zijn nog niet op hun juiste plaats in de inventaris, maar in een 'appendix' (rubriek 26) ondergebracht. Het betreft de inv. nrs. 2366-2438.

In 2022 zijn een aantal personeelsdossiers en bezwaar- en beroepschriften vernietigd. Deze waren ten tijde van de overbrenging ten onrechte bewaard gebleven.