Het huidige inventarisatieproject van het oude archief van de gemeente Vianen viel feitelijk uiteen in twee deelprojecten, waarbij twee inventarisatoren ieder een deel voor hun rekening namen. Dit vindt zijn weerslag in de inventaris. Verschillen in woordgebruik, stijl van beschrijven en af en toe in inzicht zijn in een dergelijke opzet onvermijdelijk, en er is ook geen poging ondernomen om deze weg te moffelen. Wel is zoveel mogelijk eenheid van vorm gebracht in de lay-out.

Uit praktische overwegingen is de cesuur gelegd bij het jaar 1810, het jaar waarin de op Franse leest geschoeide gemeentelijke organisatie, de mairie, werd ingevoerd. Deze verandering is ook van betekenis geweest voor archiefvorming; vanaf deze tijd is er duidelijk sprake van een serieel geordend archief. Het eindjaar 1930 is gekozen vanwege de in 1931 ingevoerde zaaksgewijze ordening.

Vermoedelijk in de eerste helft van de 19de eeuw is een poging ondernomen de bestaande onderwerpsgewijze ordening van het (resterende) archief te vervangen door een zuiver chronologische ordening. In ieder geval bestond op (of vanaf?) het moment dat J.H. Hingman het archief (summier) inventariseerde *  een chronologische serie 'ingekomen en minuten van stukken' over 1620-1809, waarvan in circa 1716 nog geen sprake was. De serie bevatte alle categorieën stukken, van kwitanties tot koopakten, rekeningen en boedelinventarissen. Het bleef bij een poging, met als gevolg dat ongeveer de helft van het archief chronologisch, en de andere helft onderwerpsgewijs was geordend. Bij deze 'herordening' werden 'bundels' uit elkaar gehaald, met als gevolg dat categorieën stukken als akten van indemniteit, rekesten etc., en zelfs stukken betreffende één onderwerp of zaak in beide series aangetroffen konden worden.
Na de inventarisatie door Hingman volgden door 'terugvinden', aankoop en schenking nog diverse aanvullingen op het archief, die tot nu toe niet werden beschreven.
Om deze redenen bleek uitgaan van een 'oude orde' bij de huidige inventarisatie van het archief tot 1810 nauwelijks mogelijk. Wel is gebruik gemaakt van de inventaris van circa 1716 om waar mogelijk dossiers te herstellen. In een aantal gevallen is vanwege de factor tijd gekozen voor een praktische oplossing. Dit geldt met name voor de publicaties, rekesten, attestaties en certificaten; deze zijn eenvoudig tot series samengevoegd en als zodanig beschreven.
Voor de indeling is gebruik gemaakt van een tamelijk traditioneel schema, binnen de rubrieken is waar dit verhelderend werkt een functionele indeling aangehouden.

Een probleem vormde de vermenging van het archief van het stadsbestuur met vooral het archief van het gerecht. De oorzaak hiervan zal na bovenstaande duidelijk zijn. Het archief van het gerecht werd krachtens KB van 9 oktober 1883 overgebracht naar het Rijksarchief. Een ruime hoeveelheid stukken bleef echter achter, samengevoegd met het archief van het stadsbestuur. Zij zijn als apart hoofdstuk in deze inventaris beschreven.
Dit geldt ook voor een aantal andere bescheiden die om verschillende redenen in het stadsarchief verzeild zijn geraakt, onder andere afkomstig van de heren van Vianen en de rentmeester van de domeinen, enkele gilden en enkele stadsinstellingen en personen.

De ordening volgens een seriestelsel van het archief na 1810 leidde vanzelfsprekend tot een indeling in de hoofdrubriekenStukken van algemene aard en Stukken over afzonderlijke onderwerpen. De aanwezige losse stukken zijn in vele gevallen stukken die vanwege het veelvuldig raadplegen waren gelicht of door wanordelijk archiefbeheer waren afgezonderd uit de diverse series stukken. Hiertoe behoren ook stukken die voorheen werden betiteld als 'klepdozenarchief'. Dit was een verzameling stukken hoofdzakelijk bestaande uit de bureauarchieven van de burgemeester en de secretaris. Het 'archief' bevatte vooral afschriften van stukken die geregeld werden ingezien, concepten van uitgaande stukken voor eigen gebruik en kladaantekeningen, blanco formulieren, circulaires en voorschriften. Het grootste deel van deze stukken is vernietigd. In enkele gevallen bevatten deze stukken ook archiefbescheiden die waren gelicht uit het gemeentearchief. Deze stukken zijn afzonderlijk beschreven.

De hoofdrubriekStukken over afzonderlijke onderwerpenis onderverdeeld naar organisatie en taakuitvoering, gebaseerd op de Basisarchiefcode *  In afwijking van deze code is in de inventaris, uit oogpunt van toegankelijkheid, een aparte rubriekvolkshuisvestingopgenomen, afgesplitst van de rubriekopenbare gezondheid. De registers van de burgerlijke stand zijn niet beschouwd als een afzonderlijk archief gevormd door de ambtenaar van de burgerlijke stand, maar zijn opgenomen in de rubriekbevolking, die is afgezonderd van de rubriekopenbare orde. Binnen de rubrieken is de onderverdeling chronologisch. Op verzoek van de gemeente Vianen zijn diverse stukken betreffende het onderwijs die voor vernietiging in aanmerking kwamen (leerplannen, stukken betreffende leermiddelen) toch bewaard en in de inventaris beschreven.

Het gemeentebestuur van Vianen heeft in het begin van de 20ste eeuw een huurcommissie en enkele bedrijven opgericht die slechts een kort leven waren beschoren. Het merendeel van de administratie ervan werd verzorgd door de gemeentesecretarie, en de archieven bevonden zich daarom in het depot van het stadhuis. Het betreft de archieven van de Huurcommissie, 1918-1923, het Levensmiddelenbedrijf, 1916-1920, het Woningbedrijf, 1924-1927 en het Grondbedrijf, 1922-1927. De archiefjes verkeerden meest in grote wanorde. De inhoud betrof hoofdzakelijk notulen, jaarverslagen, correspondentie en financiële stukken. Uit praktische overwegingen zijn deze commissie en gemeentebedrijven niet als zelfstandige archiefvormers beschouwd, maar zijn hun bescheiden als onderdeel van het gemeentearchief beschreven en samengevoegd met stukken die wel tot het gemeentearchief behoren: dit voornamelijk om het een en ander te completeren en doublures te voorkomen.
De archieven van enkele onderwijscommissies zijn eveneens in de inventaris opgenomen. Het betreft de archieven van de Commissie tot wering van schoolverzuim, 1901-1966, de Commissie van toezicht op het lager onderwijs, 1843-1931 en de Commissie van toezicht op het middelbaar onderwijs, 1865-1919. De archiefjes bestaan hoofdzakelijk uit notulen, correspondentie en jaarverslagen.

Bij de inventarisatie heeft uit het archief tot 1810 geen vernietiging van stukken plaatsgevonden.

Uit het archief vanaf 1810 is in 1910 op advies van Beth, zie boven, het nodige vernietigd. Een lijst van bij deze gelegenheid vernietigde bescheiden is in deze inventaris opgenomen als bijlage. Bij de huidige inventarisatie is uit dit deel van het archief nog eens 25 m1 vernietigd. Het proces-verbaal hiervan is eveneens opgenomen als bijlage. In 2018 zijn de bijlagen bij de rekening geschoond.
De omvang van het gehele archief bedraagt thans 54 strekkende meters.