Op deze pagina leest u waar het Regionaal Archief Zuid-Utrecht voor staat (onze missie) en wat we willen bereiken in de jaren 2019-2022 (onze visie). Meer hierover vindt u in het plan ‘Vooruit met het verleden’ bij de beleidsstukken.
Het Regionaal Archief Zuid-Utrecht (RAZU) fungeert als het geheugen van de gemeenten Bunnik, Houten, Rhenen, Utrechtse Heuvelrug, Vijfheerenlanden en Wijk bij Duurstede. Het is een kleine maar volwaardige archiefdienst met wettelijke taken op het gebied van beheer, beschikbaarstelling en toezicht. Daarnaast heeft het RAZU een faciliterende taak als kennis- en informatiecentrum op het gebied van de lokale en regionale geschiedenis. Het RAZU vervult die taken goed. Het heeft een grote collectie die een betrouwbaar en representatief beeld geeft van de geschiedenis van de regio en het handelen van de aangesloten overheidsorganen.
Ons werk is belangrijk voor onze overheidspartners. Zij moeten kunnen teruggrijpen op betrouwbare informatie om goed te kunnen functioneren. Het is ook in het belang van de lokale volksvertegenwoordigers en burgers. Die moeten de overheid kunnen controleren en archieven kunnen gebruiken om transacties, rechten en plichten te bewijzen. En het is onmisbaar voor onderzoekers en geschiedenisliefhebbers nu en later, om het verleden te kunnen bestuderen en tot leven te kunnen wekken.
Missie
Het Regionaal Archief Zuid-Utrecht maakt kennis van informatie.
Voor de aangesloten gemeenten is het RAZU zowel een strategische als een uitvoerende partner op het gebied van de kwaliteit en rechtmatigheid van het informatiebeheer. Samen zorgen we ervoor dat de gemeentelijke archieven houdbaar, bruikbaar en betrouwbaar blijven, ook op lange termijn.
Voor de burgers in het verzorgingsgebied is het RAZU een publieksgerichte erfgoedinstelling die met en voor hen historische informatie veiligstelt, verrijkt en laagdrempelig toegankelijk maakt en zo bijdraagt aan het vergroten van de regionaal-historische kennis
Visie voor het jaar 2022
Vooruit met het verleden!
Het Regionaal Archief Zuid-Utrecht wil zich in 2022 hebben ontwikkeld tot een organisatie die goed weet in te spelen op de veranderende vragen en behoeften van partners en publiek. Digitalisering, internet en kunstmatige intelligentie zijn de dominante krachten die het RAZU en zijn omgeving uitdagen en uitnodigen om anders te werken.
Informatiebewuste overheden
Overheden opereren in toenemende mate in netwerken, ketens en samenwerkingsverbanden. Steeds vaker doen zij dat samen met burgers en maatschappelijke partners. Steeds minder vaak verloopt dat volgens een strak omlijnd plan. Informatie is hierbij een cruciale factor, een grondstof die steeds opnieuw kan worden hergebruikt. Archieven ontwikkelen zich zodoende tot goudmijnen voor sturings- en managementinformatie, voor prognoses en evaluaties, voor gefundeerde risico-inschattingen en kansberekeningen.
Een en ander leidt ertoe dat de bij het RAZU aangesloten overheidsorganen in 2022 meer informatie gedurende lange tijd en/of permanent bewaren. Goed informatiebeheer heeft een hoge prioriteit gekregen bij bestuurders en managers. Zij investeren in het informatiebewustzijn en de informatievaardigheden van de hele organisatie.
Alle gemeenten hebben in 2022 hun archiefvorming grotendeels gedigitaliseerd. Vooraf bepalen proceseigenaren in samenspraak met I-adviseurs wat de potentiële waarde van informatie is en wie daarvan wanneer en waarvoor gebruik moeten kunnen maken. Hoe informatiestromen lopen en wie in ketens en samenwerkingsverbanden voor welke informatie verantwoordelijk is. En aan welke kwaliteitseisen moet worden voldaan om de betrouwbaarheid en toegankelijkheid van informatie gedurende de hele bewaartermijn te kunnen garanderen.
Afspraken over dat alles worden gemaakt in het Strategisch Informatieoverleg en zo mogelijk meegenomen in het ontwerp van processen, informatiearchitectuur en applicaties. Archiveren wordt zo steeds meer een onderdeel van het bedrijfsproces en een verantwoordelijkheid van proceseigenaren. De gemeentelijke informatiespecialisten ondersteunen hen daarbij met kennis en advies en voeren doorlopend kwaliteitscontroles uit. Zodoende hebben de gemeenten in 2022 hun informatiebeheer grotendeels op orde en zijn zij klaar om aan te sluiten op een e-depotvoorziening. Zo kunnen zij ervan op aan dat belangrijke informatie gedurende lange tijd betrouwbaar en toegankelijk blijft.
RAZU helpt en ontzorgt
Door deze ontwikkelingen heeft het partnerschap tussen het RAZU en de deelnemers een andere lading gekregen. Wij zijn naast uitvoeringspartner ook strategisch adviseur van gemeenten en gemeenschappelijke regelingen geworden. Overheden en RAZU werken samen gericht en programmatisch aan de duurzame betrouwbaarheid en toegankelijkheid van de overheidsarchieven. Het RAZU reikt zijn overheidspartners de helpende hand.
Gebruikers worden partners
Ook in de erfgoedsector brengt de digitalisering veel verandering en ontwikkeling teweeg. De hoeveelheid gedigitaliseerde bronnen en toegangen blijft gestaag groeien. De doorzoekbaarheid daarvan is enorm verbeterd, doordat verschillende trends elkaar versterken. Door de almaar in omvang en aantal groeiende datasets te koppelen, komen nieuwe en onverwachte verbanden aan het licht. Daardoor groeit het belang van erfgoedcollecties, niet alleen voor historisch onderzoek, maar voor allerhande maatschappelijke en wetenschappelijke doeleinden.
Steeds meer partijen gaan dan ook aan de slag met het verrijken en ontsluiten van collectiedata. Daardoor verandert de rol en positie van archiefinstellingen. Ze ontwikkelen zich anno 2022 tot spin in een web van samenwerkingsrelaties met uiteenlopende gebruikers en gebruikersgroepen.
De snelle ontwikkeling van de wensen en behoeften van gebruikers hebben het RAZU ertoe gebracht om te investeren in klantonderzoek, een ingrijpende vernieuwing van de website en een toenemende oriëntatie op erfgoedplatforms die specifieke doelgroepen bedienen. Het RAZU wil doelgroepen van alle leeftijden in het verzorgingsgebied bereiken door samen te werken met lokale partners en door de inzet van sociale media.
Afbeeldingen: Winfried Leeman, reënactment einde WO I bij Huis Doorn, mei 2018