Van elke gemeente of plaats in het werkgebied van het Regionaal Archief Zuid-Utrecht bestaat een Topografisch-Historische Atlas (THA). Ook is er een THA Algemeen (T400) die het gehele werkgebied beslaat. Volgens de archiefterminologie is een THA “een collectie visuele documenten, bewegend beeld en geluid, die betrekking heeft op het bewerkingsgebied van een archiefdienst”. Een THA kan twaalf verschillende rubrieken zoals bijvoorbeeld foto’s, topografische kaarten of films betreffen. De inhoud van een rubriek kan variëren van nul tot enkele tienduizenden ‘documenten’. Een document is bijvoorbeeld een dia, een prentbriefkaart of een affiche; een document kan in analoge en/of in digitale vorm of in beide vormen aanwezig zijn.
Wanneer een rubriek erg omvangrijk is geworden, is er voor gekozen om die in de catalogus niet op documentniveau te beschrijven maar meer in een globale zin als bijvoorbeeld ‘deelcollectie van circa 100 foto’s van het afscheid van burgemeester X in juni 1995’. Soms is daar wél een verdere beschrijving op de beeldbank van gemaakt. Voor ieder ‘document’ is het raadzaam de beeldbank te raadplegen (zie www.razu.nl).
Normaliter kunnen de documenten worden opgevraagd met een inventarisnummer. In het geval er in de N.B. een reeks barcodes worden genoemd, is het barcodenummer het nummer van aanvraag.
Een THA is dynamisch van aard. Periodiek worden er nieuwe documenten (bijvoorbeeld foto’s) aan toegevoegd en/of op de beeldbank geplaatst. De aanvullingen worden jaarlijks verwerkt in deze catalogus. De bedoeling is de ‘THAdocumenten’ zoveel mogelijk in digitale vorm beschikbaar te stellen.