Deze inventaris beschrijft de archieven van de notarissen die hun standplaats hadden in een van de bij het Regionaal Archief Zuid-Utrecht aangesloten gemeenten en hun rechtsvoorgangers.
De notarissen zijn per plaats in chronologische volgorde te vinden. Het betreft, in alfabetische volgorde, de standplaatsen: Amerongen, Doorn, Driebergen, Houten, Leerdam, Leersum, Lexmond, Meerkerk, Nieuwland, Rhenen, Vianen, Werkhoven en Wijk bij Duurstede.
De notariële archieven, behalve die van Vianen, Leerdam, Lexmond, Meerkerk en Nieuwland, zijn in april 1997 overgebracht uit het toenmalige Rijksarchief in Utrecht (het huidige HUA) naar de gemeenschappelijke archiefbewaarplaats van het Streekarchivariaat, de rechtsvoorganger van het RAZU, in Wijk bij Duurstede. In maart 2014 is het notariële archief van Vianen overgebracht naar het RHC Zuidoost Utrecht. Naar aanleiding daarvan is de inventaris in april 2014 gedigitaliseerd, aangevuld en gewijzigd. Hierbij zijn de oude (Viaanse) inventarisnummers 7818A tot en met 8037 en 1 tot en met 206 hernummerd in 2836-3262. In november 2019 zijn de notariële archieven van de voormalige gemeenten Leerdam en Zederik, berustend bij het Nationaal Archief, overgebracht naar het Regionaal Archief Zuid-Utrecht in Wijk bij Duurstede. Naar aanleiding daarvan zijn van juni tot augustus 2020 de vier notariële archieven hernummerd en samengevoegd tot één archief. Van de hernummerde inventarissen in 2014 en 2020 zijn concordansen gemaakt (zie bijlagen).

Voor de provincie Utrecht geldt dat van de in de 17e-eeuw beëdigde notarissen 47% van de protocollen bewaard is gebleven en van de 18e-eeuw 82%. Gespecificeerd per halve eeuw loopt het percentage op van 35% in de eerste via 56% in het tweede helft van de 17e-eeuw naar ruim 80% in de 18e-eeuw.

De totale omvang bedraagt 161 strekkende meter. Alle archiefstukken zijn openbaar.
De huidige inventaris is een samenvoeging van:
- een uittreksel uit de Inventaris van de notariële archieven in de provincie Utrecht (1346) 1560-1895, door W.B. Heins en J.A.C. Mathijsen (Utrecht, 1982, Inventaris 34, 2 delen). Daar vindt u ook een uitgebreide inleiding op de notariële archieven.
-(wat betreft het later toegevoegde Viaanse deel, de oude nummers 7818A-8037) een uittreksel uit Inventaris van de notariële archieven in Zuid-Holland vóór 1843, door G.H.C. Breesnee (Den Haag, Nationaal Archief, 1925, toegang 3.04.01);
- (wat betreft het later toegevoegde Viaanse deel, oude inv.nrs 1-206) een getypte inventaris van het Nationaal Archief (3.04.02.52).

Aanwijzingen voor de gebruiker. Bij het aanvragen van stukken moeten worden opgegeven:
- de naam en het beheersnummer van het archief tussen ronde haken
- de of het inventarisnummer(s) van de stukken.
- Notariële archieven, 1620-1935 (063)
- 171, 689, 918.

Bij de overdracht door het Nationaal Archief aan HUA van de Viaanse notariële archieven ontbraken twee inventarisnummers: 164 en 7926. Deze konden dus ook niet door HUA aan het RHC Zuidoost Utrecht worden overgedragen in 2014. Verder ontbreken diverse akten die wel in de repertoria worden genoemd. Het betreft hier in de meeste gevallen akten in brevet, dus akten waarvan de notaris geen minuut heeft bewaard. Het gaat dan om akten als borgtocht, instemming en royementen van hypotheek.
Let op dat akten soms niet op chronologische volgorde zitten. Soms zijn akten die bij elkaar horen ook bij elkaar gebundeld.

De notariële archieven vanaf 1935 tot heden worden bewaard in de algemene bewaarplaats van de overheid (Doc-Direkt) in Winschoten. Eind 2023, begin 2024 wordt een aanvulling verwacht op het notarieel archief.

Sinds 1811 zijn in heel Nederland notarissen actief en is onderzoek in archieven van notarissen goed mogelijk. Van de periode voor 1811 zijn veel minder notariële documenten bewaard.
Een notaris is een openbaar ambtenaar belast met het opmaken van rechtsgeldige documenten (aktes) en andere door de wet opgedragen werkzaamheden. Alleen een notaris mag authentieke aktes opstellen. De notaris verricht zijn bezigheden binnen het gebied van een rechtbank.

Een notaris heeft de plicht om de oorspronkelijke door hem of haar opgemaakte aktes te bewaren. De betrokken partijen krijgen een afschrift. Deze bewaarde aktes vormen samen het notariële protocol, ofwel het notarieel archief. Dit archief wordt bewaard bij de notaris zelf, of bij zijn opvolger(s). Daarna wordt het overgebracht naar de algemene bewaarplaats van de overheid in Winschoten.

De overheid bewaart 75 jaar lang de notariële archieven. Daarna worden ze, via het ministerie van Justitie en Veiligheid, overgedragen aan openbare archiefbewaarplaatsen, waardoor iedereen ze kan inzien. De laatste overdracht die heeft plaatsgevonden gaat over de periode 1926-1935. De overdracht van de notariële archieven uit de periode 1935-1945 is nog niet gebeurd (deze wordt verwacht eind 2023, begin 2024).

Let op! Notariële archieven in openbare archiefbewaarplaatsen bevatten geen testamenten uit de periode 1926-1935 omdat testamenten pas naar 100 jaar openbaar gemaakt worden.

Notariële archieven zijn een rijke bron voor persoonsonderzoek. De meest voorkomende akten zijn:

- Testamenten;
- Transportakten (overdrachten van onroerend goed);
- Hypotheekakten;
- Schenkingsakten;
- Huwelijkse voorwaarden;
- Boedelinventarissen en boedelscheidingen;
- Akten over publieke veilingen.

De partijen die een akte laten opmaken, ontvangen van de notaris een authentiek afschrift. Ook worden op verzoek gewone afschriften en uittreksels gemaakt. Notariële aktes zijn altijd door de betrokken partijen, eventuele getuigen en de notaris ondertekend.