In 1934 is de zaaksgewijze ordening met decimale onderwerpsaanduiding ingevoerd. Hierdoor is een cesuur in het archief ontstaan die het einde van de voorgaande inventaris vormt (1811 -1933).

Vanaf 1969 is er een archiefverordening aanwezig; ook zijn er werkinstructies ten aanzien van de archiefwerkzaamheden uit 1969, maar deze zijn nooit officieel vastgesteld.

De bouwvergunningen zijn niet opgenomen in deze inventaris. Deze zijn ondergebracht in de inventaris van het archief Bouwvergunningen Leersum, 1931-2005 (toegangsnummer 257).

Voor het archief is de basisarchiefcode van de VNG toegepast. Bij de invoering van de code uit 1987 is een groot gedeelte hernummerd met terugwerkende kracht, maar helaas niet altijd consequent. Er zijn in het archief 3 uitgaven van de code terug te vinden: 1952, 1971 en 1987.
Er werden regelmatig dossiers vanuit het dynamisch archief naar het semi-statische archief verplaatst; tevens vond regelmatig vernietiging van daarvoor in aanmerking komende bescheiden plaats.
Er werd gewerkt met 10-jaren blokken.

Van de afgevoerde te bewaren dossiers is een dossierinventaris bijgehouden. In deze geautomatiseerde (DOS) inventaris werden alleen de dossieromschrijvingen vermeld, geen tabomschrijvingen. De omschrijvingen zijn summier, maar bevatten wel de looptijd van het dossier en trefwoorden.
Ook van de op termijn te vernietigen dossiers is een inventaris bijgehouden; dit is eveneens een geautomatiseerde inventaris (tekstverwerkingspakket).
De te vernietigen dossiers werden op vernietigingsjaar afgesteld in de archiefruimte. In de dossierinventaris werd een aantekening van de vernietiging gemaakt.

Er bestond een postregistratie-systeem. Wat betreft de postbehandeling zijn er wel vastgestelde instructies aanwezig, eveneens uit 1969.