Zoals hierboven is aangegeven, vertoont het archiefgedeelte uit de negentiende eeuw veel hiaten. Het was dus van belang het wel aanwezige materiaal zo goed mogelijk toegankelijk te maken. Een mogelijkheid om dit doel te bereiken, was het verbreken van het agendastelsel waarmee de ingekomen stukken waren geordend teneinde deze te vervangen door een ordening zoals die de laatste decennia gebruikelijk is geworden. Er zijn nadelen verbonden aan het verbreken van deze 'oude orde' want de agenda's verliezen grotendeels hun betekenis en de oude administratie wordt onzichtbaar.
Bovendien was de afbakening van de onderwerpen in deze tijd niet zo consequent als tegenwoordig zodat er sprake kan zijn van een zekere willekeur bij de herordening van de stukken. Toch is er voor gekozen de ingekomen stukken op de geschetste manier te ordenen om het de gebruiker op die manier gemakkelijker te maken. De jaargangen 1811-1813 zijn in de chronologische ordening gelaten, omdat ze grotendeels bestaan uit circulaires die weinig of geen plaatselijke betekenis hebben gehad. Voor een aantal stukken van na 1813 gold trouwens hetzelfde en die zijn chronologisch bij elkaar gevoegd (nrs. 33-36). Het materiaal dat dateert van na de invoering van de decimale code in 1929 was weinig geschoond. Hierin is, ondanks de grote vrijheid die de vernietigingslijst (ed. 1983) geeft, ook van dit gedeelte een representatief bestand bewaard. Dit was des te belangrijker gezien de geringe omvang van het oudere gedeelte. Toch kon er vrij veel onbetekenend materiaal worden vernietigd, zodat er een tamelijk groot verschil is ontstaan in de omvang van het archief voor en na de inventarisatie (41 resp. 19,5 meter). Van het archief zijn afgezonderd de stukken van de gemeente Tull en 't Waal die er door het gebruik van een gemeenschappelijk secretarie vrijwel onvermijdelijk in terecht waren gekomen en die van het bestuur van de Binnenlandse Lasten van Schalkwijk.

De bouwvergunningen zijn zoveel mogelijk op het huidige adres geplaatst. Omdat de bijlagen van de rekeningen regelmatig gedetailleerde gegevens over het functioneren van een kleine gemeenschap als Schalkwijk geven, zijn deze tot en met 1918 integraal bewaard. De bijlagen van de jaren tussen de twee wereldoorlogen waren zo omvangrijk dat hiervan alleen elke vijfde rekening is bewaard (1918, 1923 etc.). Van de tussenliggende jaren en de periode na 1945 zijn alleen de rekeningen en de verzamelstaten bewaard. Door het verleggen van het beginjaar van 1814 naar 1811 zijn alle stukken uit deze periode van het gerechtsarchief overgebracht naar het gemeentearchief. Als bijlagen zijn opgenomen een lijst met de namen van de burgemeesters, secretarissen, wethouders en ontvangers van de gemeente (1) en een lijst van vernietigde stukken (2).