Dit bezoekersreglement is van toepassing op uw bezoek aan het Regionaal Archief Zuid-Utrecht (RAZU) en regelt achtereenvolgens (1 en 2) toegang tot het RAZU en registratie van uw bezoek, (3) het aanvragen, inzien en gebruik van stukken en (4) het indienen van klachten. Onder hoofdstuk 3 vindt u een beschrijving van de voorwaarden voor het inzien van persoonsgegevens. Gedetailleerde informatie over deze voorwaarden treft u aan in ons Persoonsgegevens Inzage Beleid, klik hier om naar dit beleid te gaan. Voor informatie over de verwerking van uw persoonsgegevens kunt u terecht bij onze privacyverklaring, klik hier om naar de privacyverklaring te gaan.  

1. Algemeen 

1.1. Wanneer u het Regionaal Archief Zuid-Utrecht te Wijk bij Duurstede bezoekt meldt u zich bij de receptie van het gemeentehuis. 

1.2 De openingstijden van het Regionaal Archief Zuid-Utrecht zijn: maandag tot en met donderdag van 9.00 tot 17.00 uur en op vrijdag van 9.00 tot 13:00 uur.

1.3 Bezoekers hebben alleen toegang tot de studiezaal (0.65) en de publieksruimten in het gemeentehuis van Wijk bij Duurstede. 

1.4 In de gang naar de studiezaal bevinden zich een garderobe en kluisjes. 

1.5 Voor de studiezaal, de koffieruimte en de publieksruimten geldt een rookverbod. 

1.6 Het nuttigen van etenswaren en dranken is uitsluitend toegestaan in de koffieruimte. 

2. Registratie en toegang 

2.1 Bezoekers melden zich bij elk bezoek bij de studiezaalmedewerker. 

2.2 Bij het eerste bezoek wordt de bezoeker geattendeerd op de huisregels en het bezoekersreglement. 

2.3 Bij het eerste bezoek registreert u zich, zonder registratie is raadpleging niet mogelijk. U legitimeert zich en vult een bezoekerskaart in. Op de bezoekerskaart worden achternaam en voorletter(s) en woonplaats duidelijk leesbaar genoteerd. Telefoonnummer(s) en e-mailadres is niet verplicht. De studiezaalmedewerker registreert het onderwerp en het doel van het onderzoek en de bezoekdatum. Op grond van de Algemene Verordening Gegevensbescherming worden deze gegevens uitsluitend gebruikt voor statistische doeleinden, tenzij uitdrukkelijk anders wordt vermeld. 

2.4 Bij ieder volgend bezoek controleert de studiezaalmedewerker of u geregistreerd bent en noteert de datum. Eventuele correcties en aanvullingen op de eerste inschrijving kunnen in overleg met u worden aangebracht. 

2.5 Jassen worden opgehangen in de garderobe en tassen in een afsluitbaar kluisje opgeborgen. Voorwerpen die de archiefstukken kunnen beschadigen of de rust in de studiezaal kunnen verstoren alsmede het meenemen en nuttigen van etenswaren en dranken is niet toegestaan. 

2.6 De faciliteiten in de studiezaal zijn beschikbaar als hulpmiddelen voor het verrichten van onderzoek. Het is niet toegestaan deze faciliteiten te gebruiken voor privédoeleinden. 

2.7 In de studiezaal heerst rust en orde. Gesprekken worden tot een minimum beperkt en op gedempte toon gevoerd om de overige bezoekers niet te storen. De studiezaalmedewerker houdt toezicht en maant zo nodig tot stilte. 

2.8 Door ondertekening van de bezoekerskaart verklaart u bekend te zijn met en zich te houden aan dit reglement. Wanneer u zich niet houdt aan de regels in dit bezoekersreglement of aan de aanwijzingen van de studiezaalmedewerker, kan u de toegang tot het Regionaal Archief Zuid-Utrecht ontzegd worden. 

3. Raadpleging 

Aanvraag archiefstukken 

3.1 U kunt vooraf archiefstukken reserveren, bij voorkeur via de website www.razu.nl. Indien u niet beschikt over een PC met internetaansluiting kunt u bij wijze van uitzondering ook telefonisch archiefstukken reserveren. 

3.2 Het aanvragen van stukken op de studiezaal geschiedt schriftelijk via de studiezaalmedewerker. Per aanvraagbriefje kan één inventarisnummer worden aangevraagd of ingeval van opeenvolgende nummers maximaal vijf. Als u nieuwe stukken wilt aanvragen moet u de eerder aangevraagde stukken inleveren. In overleg met de studiezaalmedewerker kan van deze regel worden afgeweken. De medewerkers hebben het recht het aantal stukken dat u per dag wilt raadplegen, te beperken. 

3.3 Er kunnen uitsluitend stukken worden aangevraagd uit archieven en collecties die voorzien zijn van een toegang (inventaris of plaatsingslijst), mits de toegang niet in bewerking is. In overleg met de studiezaalmedewerker kan van deze regel worden afgeweken. 

3.4 Stukken kunnen worden aangevraagd tot een half uur vóór sluitingstijd 

Openbaarheid 

3.5 Op het gebruik van archieven en collecties is van toepassing hetgeen in en krachtens artikel 14 van de Archiefwet 1995 is bepaald. Voor particuliere archieven en collecties gelden de bepalingen zoals vastgelegd in de overeenkomst van opneming. 

3.6 Voor het inzien van stukken met persoonsgegevens kan de studiezaalmedewerker extra maatregelen opleggen, waaronder het gedeeltelijk afdekken van het stuk of het gedeeltelijk weglaten van archiefstukken. Voor het inzien van deze stukken dient u de door de studiezaalmedewerker genomen maatregelen te respecteren. Indien de extra maatregelen niet mogelijk zijn (door de aard of toestand van het stuk) of niet gewenst zijn door de verzoeker dan gelden de voorwaarden zoals gespecificeerd onder 3c. 

3.7 De studiezaalmedewerker is bevoegd een verzoek tot raadpleging of gebruik van archiefbescheiden af te wijzen, indien naar zijn oordeel de toestand van de archiefbescheiden zich daartegen verzet of deze aan de verzoeker niet veilig kunnen worden toevertrouwd. De verzoeker kan tegen deze beslissing schriftelijk of mondeling (op afspraak) bezwaar maken bij de gemeentearchivaris. 

3.8 Een gehele of gedeeltelijke afwijzing van een schriftelijk verzoek tot raadpleging of gebruik vindt schriftelijk plaats. In geval van een mondeling verzoek vindt een afwijzing schriftelijk plaats indien de verzoeker daarom vraagt. De verzoeker wordt op deze mogelijkheid gewezen. 

3.9 In principe mag u alle archief stukken (origineel, verfilmd of gedigitaliseerd) inzien, behalve stukken die (nog) niet openbaar zijn of in slechte materiële staat verkeren. Indien de verzoeker inzage wenst in stukken die vanwege bepalingen in de Archiefwet, of voor particuliere archieven vanwege bepalingen bij de overdracht gesteld, niet openbaar zijn, kan hij hiertoe een schriftelijk verzoek indienen bij de gemeentearchivaris. Een formulier met toelichting voor een dergelijk verzoek is aan het bezoekersreglement toegevoegd. 

Bezit en gebruik van persoonsgegevens 

3.10 Op het inzien van archieven met persoonsgegevens van nog levende personen is het Persoonsgegevens Inzage Beleid van het Regionaal Archief Zuid-Utrecht van toepassing. Op basis van dit beleid wordt een beperkingscategorie toegepast op archiefstukken met persoonsgegevens. Klik hier om naar het Persoonsgegevens Inzage Beleid te gaan. 

3.11 Aanvragen voor archiefstukken welke vallen onder een beperkingscategorie verlopen volgens de onder 3a geldende voorwaarden.  

3.12 Indien een aanvraag een archiefstuk bevat welke valt onder een beperkingscategorie dan wordt dit medegedeeld door de studiezaalmedewerker. Hierbij wordt tevens een toelichting gegeven op de voorwaarden voor inzage van het archiefstuk, passend bij de beperkingscategorie. 

3.13 De beoordeling van een aanvraag voor een archiefstuk met een beperkingscategorie wordt, gelijk aan artikelen 3.6 en 3.7, gedaan door de studiezaalmedewerker. De beoordeling wordt vastgelegd in een besluit. Tegen dit besluit kan bezwaar worden gemaakt bij de gemeentearchivaris.  

3.14 Positieve besluiten tot inzage van archiefstukken onder een beperkingscategorie zijn tot één (1) jaar na afgifte geldig. Na afloop van de geldigheid dient een nieuw verzoek te worden ingediend. 

3.15 Reproducties van archiefstukken met een beperkingscategorie zijn niet toegestaan tenzij de verzoeker hiervoor een wettelijke uitzonderingsgrond kan overleggen. 

3.16 De persoonsgegevens waarover u kennis beschikt na inzage van een archiefstuk blijven onderhevig aan de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Met het ontvangen van uw inzagebesluit gaat u akkoord met alle voorwaarden en verantwoordelijkheden die hierbij  passen. 

3.17 Bezit voor strikt persoonlijk gebruik, bijvoorbeeld voor uw eigen stamboomonderzoek of de verbouwing van uw woning, is onder de AVG toegestaan zonder verdere toestemming. Wel dient u deze gegevens goed te beschermen en mag u deze niet publiceren op internet of in andere vormen van media. 

3.18 Voor alle overige gebruiken van persoonsgegevens dient u over een passende reden (grond) te bezitten. Informatie over dit onderwerp en toetsing van uw grond zijn onderdeel van het aanvraagproces. 

Inzage 

3.19 Raadpleging van stukken vindt uitsluitend plaats in de studiezaal. 

3.20 Indien ter plaatse hulpmiddelen ter bestudering van de archiefstukken aanwezig zijn, dient men deze te gebruiken, zulks ter beoordeling en op aanwijzing van de studiezaalmedewerker. 

3.21 Na raadpleging worden de archiefstukken teruggebracht naar de studiezaalmedewerker. 

Omgang met de stukken 

3.22 U dient voorzichtig om te gaan met de archiefstukken. Alle archiefstukken zijn uniek en onvervangbaar. Als u archiefstukken aanvraagt, vertrouwen wij erop dat u er zorgvuldig mee omgaat. Houd daarom bij de raadpleging ervan rekening met het volgende: 

• Leg het originele stuk plat op de tafel of plaats het op een beschikbare lezenaar; 
• Gebruik een leeskussen om gebonden delen te steunen; 
• Vermijd vouwen, kreuken of scheuren; 
• Sla de bladzijden van de archiefstukken om met droge vingers; 
• Op de archiefstukken mag niet worden geschreven en ook het overtrekken van archiefstukken is verboden; 
• Aantekeningen mogen uitsluitend met een zacht potlood (HB) worden gemaakt. Het RAZU stelt de potloden beschikbaar in de studiezaal; 
• Gebruik de stukken niet als onderlegger voor uw aantekeningen of als steun voor uw ellebogen en plaats geen andere voorwerpen op de archiefstukken; 
• De volgorde van de archiefstukken mag niet worden veranderd; 
• Laat de bladen van een archiefstuk niet uitwaaieren; 
• Verwijder geen labels, nietjes of ander bindmateriaal van de archiefstukken; 
• Meld elke beschadiging of verkeerd opgeborgen archiefstuk(ken) aan de studiezaalmedewerker; 
• Vanwege het risico van onopzettelijke schade die veroorzaakt kan worden door markeerstiften, correctievloeistof, nietmachines, perforators en puntenslijpers (ook de kruimeltjes van gum en het slijpsel van potloden kunnen schade aan de documenten veroorzaken) mogen deze voorwerpen niet naar de studiezaal worden meegenomen. Het slijpen van potloden kan aan het bureau van de studiezaalmedewerker geschieden; 
• De studiezaalmedewerker kan u verplichten om bij het raadplegen van kwetsbare stukken handschoenen te dragen. U dient zicht te houden aan de instructies van de studiezaalmedewerker. 

Reproduceren van stukken 

3.23 Het fotograferen en filmen van archiefstukken is toegestaan, zolang deze niet vallen onder de beperkingen voor archiefstukken zoals onder 3c uiteengezet. Deze wijze van reproduceren heeft de voorkeur boven fotokopiëren. 

3.24 Het is mogelijk om archiefstukken, niet vallende onder de beperkingen zoals beschreven onder 3c, te laten reproduceren, tenzij de materiële staat van het stuk zich daartegen verzet en/of er wettelijke beletselen zijn, zulks ter beoordeling van de studiezaalmedewerker. Het fotokopiëren van kwetsbare stukken is in het geheel niet mogelijk. Van deze archiefstukken kunnen wel andersoortige reproducties worden gemaakt. 

3.25 Het reproduceren van archiefstukken wordt gedaan door de studiezaalmedewerker en niet door u als bezoeker. Van deze regel kan worden afgeweken, zulks ter beoordeling van de studiezaalmedewerker. 

3.26 Het tijdstip waarop de reproducties worden gemaakt, wordt bepaald door de studiezaalmedewerker en is mede afhankelijk van de gewenste hoeveelheid reproducties. 

3.27 De kosten voor het maken van reproducties worden volgens een vooraf vastgestelde en gepubliceerde tarievenlijst berekend. Klik hier om naar de tarieven te gaan. 

4. Indienen van klachten en beroep 

4.1 Het Regionaal Archief Zuid-Utrecht verwacht dat u zich houdt aan het bezoekersreglement en de aanwijzingen van de studiezaalmedewerker. Bij weigering kan u de toegang worden ontzegd. Ingeval u het niet eens bent met een beslissing van de studiezaalmedewerker voortvloeiend uit dit reglement, kan schriftelijk een klacht worden ingediend bij de gemeentearchivaris. 

4.2 Tegen het besluit van de gemeentearchivaris kan schriftelijk beroep worden ingesteld bij het bestuur van het Regionaal Archief Zuid-Utrecht. 

Klachtenprocedure 

4.3 De gemeentearchivaris zendt binnen 7 werkdagen na ontvangst van de klacht een ontvangstbevestiging. 

4.4 De gemeentearchivaris zal binnen 14 werkdagen schriftelijk op de klacht reageren. Indien deze termijn niet haalbaar is wordt de klager hierover schriftelijk geïnformeerd. 

4.5 De in 4.3 en 4.4 genoemde termijnen zijn ook van toepassing ingeval beroep wordt ingesteld bij het bestuur van het Regionaal Archief Zuid-Utrecht.