Bezoekersreglement Regionaal Archief Zuid-Utrecht

Op grond van de Algemene Verordening Gegevensbescherming en de Uitvoeringswet Algemene verordening gegevensbescherming mag u in onze archiefbewaarplaats berustende persoonsgegevens over nog levende personen alleen gebruiken voor wetenschappelijk of historisch onderzoek (inclusief genealogisch onderzoek) of statistische doeleinden.
U mag deze persoonsgegevens alleen publiceren voor wetenschappelijke, historische of statistische doeleinden en onder de voorwaarde dat de openbaarmaking van de gegevens over nog levende personen geschiedt op een zodanige wijze dat de persoonlijke levenssfeer van deze personen niet onevenredig wordt geschaad.
De verwerking van ‘bijzondere persoonsgegevens’ is aan bijzondere voorwaarden gebonden. Dit betreft gegevens inzake levende personen waaruit ras of etnische afkomst, politieke opvattingen, religieuze of levensbeschouwelijke overtuigingen, of het lidmaatschap van een vakbond blijken en gegevens over iemands gezondheid, seksueel gedrag of seksuele gerichtheid.

1

 Algemeen

1.1 Wanneer u het Regionaal Archief Zuid-Utrecht te Wijk bij Duurstede bezoekt meldt u zich bij de receptie van het gemeentehuis.
1.2 De openingstijden van het Regionaal Archief Zuid-Utrecht zijn: maandag tot en met donderdag van 9.00 tot 16.30 uur en op vrijdag van 9.00 tot 13.00 uur.
1.3 Bezoekers hebben alleen toegang tot de studiezaal (0.65) en de publieksruimten in het gemeentehuis van Wijk bij Duurstede.
1.4 In de gang naar de studiezaal bevinden zich een garderobe en kluisjes.
1.5 Voor de studiezaal, de koffieruimte en de publieksruimten geldt een rookverbod.
1.6 Het nuttigen van etenswaren en dranken is uitsluitend toegestaan in de koffieruimte.

2

 Registratie en toegang

2.1 Bezoekers melden zich bij elk bezoek bij de studiezaalmedewerker.
2.2 Bij het eerste bezoek wordt de bezoeker geattendeerd op de huisregels en het bezoekersreglement.
2.3 Bij het eerste bezoek registreert u zich, zonder registratie is raadpleging niet mogelijk. U legitimeert zich en vult een bezoekerskaart in. Op de bezoekerskaart worden achternaam en voorletter(s) en woonplaats duidelijk leesbaar genoteerd. Telefoonnummer(s) en e-mailadres is niet verplicht. De studiezaalmedewerker registreert het onderwerp en het doel van het onderzoek en de bezoekdatum. Op grond van de Algemene Verordening Gegevensbescherming worden deze gegevens uitsluitend gebruikt voor statistische doeleinden, tenzij uitdrukkelijk anders wordt vermeld.
2.4 Bij ieder volgend bezoek controleert de studiezaalmedewerker of u geregistreerd bent en noteert de datum. Eventuele correcties en aanvullingen op de eerste inschrijving kunnen in overleg met u worden aangebracht.
2.5 Jassen worden opgehangen in de garderobe en tassen in een afsluitbaar kluisje opgeborgen. Voorwerpen die de archiefstukken kunnen beschadigen of de rust in de studiezaal kunnen verstoren alsmede het meenemen en nuttigen van etenswaren en dranken is niet toegestaan.
2.6 De faciliteiten in de studiezaal zijn beschikbaar als hulpmiddelen voor het verrichten van onderzoek. Het is niet toegestaan deze faciliteiten te gebruiken voor privédoeleinden.
2.7 In de studiezaal heerst rust en orde. Gesprekken worden tot een minimum beperkt en op gedempte toon gevoerd om de overige bezoekers niet te storen. De studiezaalmedewerker houdt toezicht en maant zo nodig tot stilte.
2.8 Door ondertekening van de bezoekerskaart verklaart u bekend te zijn met en zich te houden aan dit reglement. Wanneer u zich niet houdt aan de regels in dit bezoekersreglement of aan de aanwijzingen van de studiezaalmedewerker, kan u de toegang tot het Regionaal Archief Zuid-Utrecht ontzegd worden.

3

 Raadpleging

3a

Aanvraag archiefstukken

3.1 U kunt vooraf archiefstukken reserveren, bij voorkeur via de website www.razu.nl. Indien u niet beschikt over een PC met internetaansluiting kunt u bij wijze van uitzondering ook telefonisch archiefstukken reserveren.
3.2 Het aanvragen van stukken op de studiezaal geschiedt schriftelijk via de studiezaalmedewerker. Per aanvraagbriefje kan één inventarisnummer worden aangevraagd of ingeval van opeenvolgende nummers maximaal vijf. Als u nieuwe stukken wilt aanvragen moet u de eerder aangevraagde stukken inleveren. In overleg met de studiezaalmedewerker kan van deze regel worden afgeweken. De medewerkers hebben het recht het aantal stukken dat u per dag wilt raadplegen, te beperken.
3.3 Indien u stukken met persoonsgegevens aanvraagt dan kan de studiezaalmedewerker uw aanvraag in eerste instantie gedeeltelijk behandelen, om zo de onnodige uitgave van persoonsgegevens uit de collectie te beperken. U kunt de resterende onderdelen, indien u hiervoor een gebruiksdoel heeft, naderhand alsnog aanvragen.
3.3.1 Aanvragen voor het inzien van bouwdossiers zijn onderhevig aan de gedeeltelijke behandeling daar waar deze zijn uitgegeven ná 1995.
3.4 Er kunnen uitsluitend stukken worden aangevraagd uit archieven en collecties die voorzien zijn van een toegang (inventaris of plaatsingslijst), mits de toegang niet in bewerking is. In overleg met de studiezaalmedewerker kan van deze regel worden afgeweken.
3.5 Stukken kunnen worden aangevraagd tot een half uur vóór sluitingstijd

3b

 Openbaarheid

3.5 Op het gebruik van archieven en collecties is van toepassing hetgeen in en krachtens artikel 14 van de Archiefwet 1995 is bepaald. Voor particuliere archieven en collecties gelden de bepalingen zoals vastgelegd in de overeenkomst van opneming.
3.6 Voor het inzien van stukken met onder de AVG vallende persoonsgegevens kan de studiezaalmedewerker extra maatregelen opleggen, waaronder het gedeeltelijk afdekken van het stuk, of het verbieden van het maken van reproducties. Voor het inzien van deze stukken dient u de door de studiezaalmedewerker genomen maatregelen te respecteren.
3.7 De studiezaalmedewerker is bevoegd een verzoek tot raadpleging of gebruik van archiefbescheiden af te wijzen, indien naar zijn oordeel de toestand van de archiefbescheiden zich daartegen verzet of deze aan de verzoeker niet veilig kunnen worden toevertrouwd. De verzoeker kan tegen deze beslissing schriftelijk of mondeling (op afspraak) bezwaar maken bij de gemeentearchivaris.
3.8 Een gehele of gedeeltelijke afwijzing van een schriftelijk verzoek tot raadpleging of gebruik vindt schriftelijk plaats. In geval van een mondeling verzoek vindt een afwijzing schriftelijk plaats indien de verzoeker daarom vraagt. De verzoeker wordt op deze mogelijkheid gewezen.
3.9 Indien de verzoeker niet verklaart, of niet wenst te verklaren, dat zijn onderzoek alleen een historisch, wetenschappelijk, genealogisch of statistisch doel heeft, zullen aan hem geen bestanden die vallen onder het regime van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), ter raadpleging of gebruik beschikbaar worden gesteld.
3.10 In principe mag u alle archief stukken (origineel, verfilmd of gedigitaliseerd) inzien, behalve stukken die (nog) niet openbaar zijn of in slechte materiële staat verkeren. Indien de verzoeker inzage wenst in stukken die vanwege bepalingen in de Archiefwet, of voor particuliere archieven vanwege bepalingen bij de overdracht gesteld, niet openbaar zijn, kan hij hiertoe een schriftelijk verzoek indienen bij de gemeentearchivaris. Een formulier met toelichting voor een dergelijk verzoek is aan het bezoekersreglement toegevoegd.

3c

Inzage

3.10 Raadpleging van stukken vindt uitsluitend plaats in de studiezaal.
3.11 Indien ter plaatse hulpmiddelen ter bestudering van de archiefstukken aanwezig zijn, dient men deze te gebruiken, zulks ter beoordeling en op aanwijzing van de studiezaalmedewerker.
3.12 Na raadpleging worden de archiefstukken teruggebracht naar de studiezaalmedewerker.

3d

 Omgang met de stukken

3.13 U dient voorzichtig om te gaan met de archiefstukken. Alle archiefstukken zijn uniek en onvervangbaar. Als u archiefstukken aanvraagt, vertrouwen wij erop dat u er zorgvuldig mee omgaat. Houd daarom bij de raadpleging ervan rekening met het volgende:

Leg het originele stuk plat op de tafel of plaats het op een beschikbare lezenaar;
Gebruik een leeskussen om gebonden delen te steunen;
Vermijd vouwen, kreuken of scheuren;
Sla de bladzijden van de archiefstukken om met droge vingers;
Op de archiefstukken mag niet worden geschreven en ook het overtrekken van archiefstukken is verboden;
Aantekeningen mogen uitsluitend met een zacht potlood (HB) worden gemaakt. Het RAZU stelt de potloden beschikbaar in de studiezaal;
Gebruik de stukken niet als onderlegger voor uw aantekeningen of als steun voor uw ellebogen en plaats geen andere voorwerpen op de archiefstukken;
De volgorde van de archiefstukken mag niet worden veranderd;
Laat de bladen van een archiefstuk niet uitwaaieren;
Verwijder geen labels, nietjes of ander bindmateriaal van de archiefstukken;
Meld elke beschadiging of verkeerd opgeborgen archiefstuk(ken) aan de studiezaalmedewerker;
Vanwege het risico van onopzettelijke schade die veroorzaakt kan worden door markeerstiften, correctievloeistof, nietmachines, perforators en puntenslijpers (ook de kruimeltjes van gum en het slijpsel van potloden kunnen schade aan de documenten veroorzaken) mogen deze voorwerpen niet naar de studiezaal worden meegenomen. Het slijpen van potloden kan aan het bureau van de studiezaalmedewerker geschieden;
De studiezaalmedewerker kan u verplichten om bij het raadplegen van kwetsbare stukken handschoenen te dragen. U dient zicht te houden aan de instructies van de studiezaalmedewerker.

3e

 Reproduceren van stukken

3.14 Het fotograferen en filmen van archiefstukken is toegestaan. Deze wijze van reproduceren heeft de voorkeur boven fotokopiëren.
3.15 Het is mogelijk om archiefstukken te laten reproduceren, tenzij de materiële staat van het stuk zich daartegen verzet en/of er wettelijke beletselen zijn, zulks ter beoordeling van de studiezaalmedewerker. Het fotokopiëren van kwetsbare stukken is in het geheel niet mogelijk. Van deze archiefstukken kunnen wel andersoortige reproducties worden gemaakt.
3.16 Het reproduceren van archiefstukken wordt gedaan door de studiezaalmedewerker en niet door u als bezoeker. Van deze regel kan worden afgeweken, zulks ter beoordeling van de studiezaalmedewerker.
3.17 Het tijdstip waarop de reproducties worden gemaakt, wordt bepaald door de studiezaalmedewerker en is mede afhankelijk van de gewenste hoeveelheid reproducties.
3.18 De kosten voor het maken van reproducties worden volgens een vooraf vastgestelde en gepubliceerde tarievenlijst berekend. Klik hier om naar de tarieven te gaan.

3f

Bezit en gebruik van persoonsgegevens

3.19 Het inzien van archiefstukken met persoonsgegevens en het bezitten van reproducties geschiedt op basis van de onder 3b en 3e gestelde voorwaarden.
3.20 De persoonsgegevens waarover u beschikt na de inzage van archiefstukken zijn onderhevig aan de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Dit betekent dat u deze persoonsgegevens, daar waar het levende personen betreft, niet zonder toestemming van de persoon in kwestie verder mag verwerken.
3.20.1 Bezit voor strikt persoonlijk gebruik, bijvoorbeeld voor uw eigen stamboomonderzoek of de verbouwing van uw woning, is onder de AVG toegestaan zonder verdere toestemming. Wel dient u deze gegevens goed te beschermen en mag u deze niet publiceren op internet of in andere vormen van media.
3.20.2 Alle overige verwerkingen behoeven toestemming. U bent zelf verantwoordelijk voor het verkrijgen van de toestemming tot verwerking. Het Regionaal Archief Zuid-Utrecht faciliteert hierin niet.

4

 Indienen van klachten en beroep

4.1 Het Regionaal Archief Zuid-Utrecht verwacht dat u zich houdt aan het bezoekersreglement en de aanwijzingen van de studiezaalmedewerker. Bij weigering kan u de toegang worden ontzegd. Ingeval u het niet eens bent met een beslissing van de studiezaalmedewerker voortvloeiend uit dit reglement, kan schriftelijk een klacht worden ingediend bij de gemeentearchivaris.
4.2 Tegen het besluit van de gemeentearchivaris kan schriftelijk beroep worden ingesteld bij het bestuur van het Regionaal Archief Zuid-Utrecht.

4b

 Klachtenprocedure

4.3 De gemeentearchivaris zendt binnen 7 werkdagen na ontvangst van de klacht een ontvangstbevestiging.
4.4 De gemeentearchivaris zal binnen 14 werkdagen schriftelijk op de klacht reageren. Indien deze termijn niet haalbaar is wordt de klager hierover schriftelijk geïnformeerd.
4.5 De in 4.3 en 4.4 genoemde termijnen zijn ook van toepassing ingeval beroep wordt ingesteld bij het bestuur van het Regionaal Archief Zuid-Utrecht.