Verwerkingsregister

Hier leest u welke persoonsgegevens het RAZU verwerkt, op welke grond deze verwerkingen plaatsvinden en hoe lang de persoonsgegevens worden bewaard. Heeft u vragen over dit register? In onze privacyverklaring vindt u de contactgegevens voor vragen over ons privacybeleid. Klik hier om naar de privacyverklaring te gaan.

Naam verwerkingVerwerkingsverantwoordelijkeDoeleindeGrondslagUitlegPersoonsgegevensBijzondere en gevoelige persoonsgegevensCategorieën OntvangersDoorgifte aan derdenBewaartermijnHerkomst gegevens
Registratie studiezaalbezoekersBestuur van het RAZUCommunicatie, reserveringen van archiefbescheiden behandelen, statistische doeleinden
Publieke taakHet ter beschikking stellen van archieven is een wettelijke (publieke) taak van het RAZU als beheerder van de collectie. Hiervoor is de verwerking van een beperkt aantal persoonsgegevens noodzakelijk.Persoonlijke gegevens (naam), ContactgegevensGeenBehandelaarNee5 jaar - (19.1 GSELECT)Betrokkene
Dienstverlening op afstandBestuur van het RAZUCommunicatie, reserveringen van archiefbescheiden behandelen, ondersteuning onderzoek
ToestemmingDe persoon gaat akkoord dat zijn/haar persoonsgegevens worden verwerkt bij het invullen van het digitale formulier. Bij het sturen van mails wordt toestemming verondersteld.Persoonlijke gegevens (naam), ContactgegevensGeenBehandelaarNee5 jaar - (19.1 GSELECT)Betrokkene
Nieuwsbrief verzendenBestuur van het RAZUCommunicatie
ToestemmingDe persoon heeft zichzelf ingeschreven voor de nieuwsbriefContactgegevens (email)GeenBehandelaarNee5 jaar - (19.1 GSELECT)Betrokkene
VrijwilligersbeheerBestuur van het RAZUCommunicatie, aansturing vrijwilligersUitvoering overeenkomstDe vrijwilliger overhandigt persoonlijk de persoonsgegevens bij aangaan 'dienstverband'Persoonlijke gegevens, Contactgegevens, Arbeidsgegevens, BeeldmateriaalMedische gegevensBehandelaarNee5 jaar - (19.1 GSELECT)Betrokkene
PersoneelsbeheerBestuur van het RAZUAansturing personeelWettelijke verplichtingArbeidsrelatie personeelPersoonlijke gegevens, Contactgegevens, Arbeidsgegevens, Beeldmateriaal, Financiële gegevens, Gegevens over kwetsbare groepen, Overige gegevensMedische gegevens.
Daarnaast kunnen andere bijzondere persoonsgegevens opgetekend worden, bijv. in een gespreksverslag. Dit is echter niet vastgelegd in beleid en aan de discretie van de leidinggevende en onder voorwaarde van expliciete toestemming van de medewerker.		Andere interne teams (leidinggevende, P&O)Nee10 jaar ( 17.1 GSELECT)Betrokkene
Financiële verwerkingenBestuur van het RAZUVerwerken van financiële verplichtingen (Crediteuren / Debiteuren)Wettelijke verplichtingHet verwerken en bewaren van gegevens is noodzakelijk voor de nakoming van verplichtingen, maar tevens om te voldoen aan Burgerlijk Wetboek, boek 2, artikel 10, lid 3Persoonlijke gegevens, Contactgegevens, Financiële gegevensFinanciële persoonsgegevensBehandelaarNee7 jaar (18.1 GSELECT)Betrokkene
Toegankelijk maken archiefbescheidenBestuur van het RAZUInventariseren en (nader) toegankelijk maken archiefbescheidenPublieke taakHet toegankelijk maken van archiefbescheiden is onderdeel van de publieke taak volgend uit de Archiefwet.AlleAlle, excl. BSNBehandelaarNeePermanent Bewaren (verschillende GSELECT categoriëen)Derde, archiefvormer
Inzage persoonsgegevens archieflijstenGemeente / Zorgdrager / Donateur archiefBeoordelen vernietigings- en overbengingsvoorstellenWettelijke verplichtingHet vernietigen en overbrengingen van archiefbescheiden is een wettelijke taak van de bij het RAZU aangesloten archiefvormers. Voorafgaand aan deze acties zijn de zorgdragers verplicht om een akkoord te vragen van de gemeentearchivaris. Dit akkoord wordt afgegeven naar aanleiding van een inhoudelijke beoordeling door de archiefinspecteur.Persoonlijke gegevens, AdresgegevensGeenBehandelaarNee5 jaar - (12.1 GSELECT)Derde, archiefvormer
Digitalisering en reproductieBestuur van het RAZUDigitaliseren van archiefbeschieden voor betere ontsluiting en als preserveringsmaatregelPublieke taakHet toegankelijk maken en preserveren van archiefbescheiden is onderdeel van de publieke taak volgend uit de Archiefwet.Beeldmateriaal, Adresgegevens, persoonlijke gegevens (naam)Voor beeldmateriaal mogelijk: Ras of etnische afkomst, religeuze voorkeurBezoekerNeePermanent Bewaren (verschillende GSELECT categoriëen)Derde, archiefvormer