Op de website van het RAZU kunt u gemakkelijk via één veld zoeken in alle onderdelen van onze collectie. U krijgt vervolgens het aantal resultaten per onderdeel direct te zien. Zodra u doorklikt op één van de onderdelen komt u terecht in ons archiefbeheersysteem. Dit systeem is zeer uitgebreid en wordt door het RAZU gebruikt om zijn collectie op een juiste wijze te ordenen en beheren.

Voor nieuwe gebruikers kan het zoeken in dit systeem als lastig worden ervaren. Daarom vindt u op deze pagina een handreiking voor het zoeken door ons archiefbeheersysteem. Aan de rechterkant vindt u kort filmpje over archieven en archieven.nl, het systeem van het RAZU. Komt u er niet uit? U kunt altijd contact opnemen met onze studiezaalmedewerker via de contactpagina. Klik hier om naar de contactpagina te gaan. 

Deze video is gemaakt in opdracht van De REE Archiefsystemen.nl. Heeft u problemen met het afspelen? Klik dan hier om direct naar Vimeo te gaan.

Hoe zit ons systeem in elkaar?

Het systeem van het RAZU is ingedeeld in zogenaamde ‘archieftoegangen’. Met deze toegangen is de meest belangrijke scheiding aangebracht binnen de collectie, namelijk op archiefvormer en periode. Zo ziet u bijvoorbeeld de verschillende overheidsarchieven van elkaar gescheiden op de ‘rechtspersoon’, het gemeentebestuur dat ten tijde van de vorming van dat archief verantwoordelijk was. U ziet tevens direct de meest belangrijke informatie, zoals de jaargangen, het aantal archiefstukken binnen die toegang en het aantal gedigitaliseerde archiefstukken die u via die toegang kunt inzien.

Een voorbeeld van gescheiden toegangen voor gemeentebesturen, inclusief de jaartallen waar deze toegang betrekking tot heeft. 

Als u een toegang opent krijgt u daar een uitklapbaar lijstje te zien. Welke onderdelen u hier ziet hangt af van de toegang, maar elke toegang heeft tenminste een inventaris of catalogus waarin de archiefstukken zijn opgesomd.

Binnen de inventaris vindt u een hierarchische boomstructuur waarmee u op onderwerp door de toegang heen kunt bladeren. Dit zorgt niet enkel voor structuur maar geeft u ook context. Zo kunt u in één oogopslag zien op welke terreinen de archiefvormer actief was.

Een voorbeeld van de boomstructuur van de voormalige gemeente Doorn. 

Het laagste niveau is het archiefstuk dat binnen de toegang een uniek inventarisnummer heeft. Als u het stuk aanklikt krijgt u meer informatie over dat stuk, zoals de omvang en de datering. Met het inventarisnummer en toegangsnummer kunt u een stuk aanvragen op de studiezaal.

Een voorbeeld van een geopend inventarisnummer.

Een deel van de toegangen bevat ook gedigitaliseerde stukken. De inventarisnummers met gedigitaliseerde stukken herkent u aan het paperclipje achter de beschrijving. Zodra u een inventarisnummer met gedigitaliseerde stukken opent zult u direct een aantal voorbeelden krijgen van de betreffende scans of foto’s. Door op deze voorbeelden te klikken opent u ze op een groter formaat.

Een voorbeeld van een inventarisnummer met gedigitaliseerde stukken.

Hoe zoekt u efficiënt?

Door inventarissen klikken geeft u veel context maar zal u niet altijd op de snelst mogelijke manier bij het juiste document brengen. De beste manier om vlot door het archievenoverzicht te gaan is door te zoeken en te filteren.

Zoeken

Zoeken doet u middels het zoekveld boven de lijst met resultaten. Zodra u het zoekveld aanklikt opent het zoekvenster. U kunt hierbij zoeken op verschillende velden:

Alle woorden

Dit is het algemene zoekveld waar u alles in kwijt kunt. Let er echter op dat u niet op hele zinnen gaat zoeken maar trefwoorden gebruikt. Het veld Alle Woorden ondersteunt zogenoemde ‘wildcards’.  Met deze wildcards kunt u bij de zoekmachine aangeven dat u de zoekopdracht breder wilt uitvoeren om zo meer resultaten te vinden.

De ondersteunde wildcards zijn:

? en * – Het vraagteken (enkele letter) en het sterretje (meerdere letters) gebruikt u om letters te vervangen als u niet zeker bent van de spelling. Zo kunt u zoeken op Rooms* om zowel Roomsch-katholiek als Rooms-katholiek te vinden

$ – Het dollarteken kunt u voor een zoekterm zetten om ook resultaten te krijgen met woorden die heel erg lijken op uw zoekterm.

Eén van de woorden of met een zin

De velden ‘één van de woorden’ en ‘met een zin ‘ geven u de mogelijkheid om naar specifieke woorden en woordvolgordes te zoeken.

Toegangscode

Indien u het nummer van de toegang weet kunt u met dit veld snel bij een toegang komen. Let op dat u een voorloop-nul gebruikt voor toegangen met een nummer lager dan 100. Bijvoorbeeld: toegang 10 vindt u door te zoeken op 010.

Periode

Met de periode kunt u zoeken op jaartal.

Filteren

Rechts naast de zoekresultaten vindt u de filters. Met filters kunt u op verschillende manieren uw zoekresultaten beperken tot een specifiek onderwerp. Zo kunt u bijvoorbeeld filteren op materiaal, op soort toegang of op categorie. Welke filters u ziet hangt af van uw zoekvraag.

U past een filter toe door er op te klikken. U krijgt vervolgens een nieuwe reeks zoekresultaten te zien die zowel bij uw zoekvraag als bij uw filters passen. De door u geselecteerde filters staan boven de filterlijst. U kunt een filter gemakkelijk verwijderen door op het rode kruis te klikken.